Procrastinación, estrés, frustración, capacidad multitarea… Conceptos y sensaciones que hacen parte de un mismo paquete, de uno de los males de la modernidad: la falta de tiempo.
¿Pero será en realidad falta de tiempo lo que padecemos? ¿O tal vez nuestro pecado es dejarlo escapar sin darnos cuenta por no optimizarlo de la mejor manera?
Todos hemos tenido esa sensación incómoda y de culpa cuando termina el día y nos damos cuenta de que no terminamos las tareas que teníamos pendientes. Entonces nuestra mente nos engaña y para mitigar el estrés, pensamos “mañana será otro día”. Y llega ese mañana y repetimos el ciclo como sucedía en la película “El día de la marmota”.
Afortunadamente, para contrarrestarlo existen diversas técnicas de manejo del tiempo. Una de ellas con nombre de verdura y origen italiano: Pomodoro.
Más que un temporizador de tomate
El origen de este método se remite a los años 80, cuando el entonces estudiante de sistemas, Francesco Cirillo, sentía que necesitaba maximizar sus periodos de concentración para ser más productivo.
Tenía a la mano un temporizador de cocina en forma de tomate, que usó para dividir sus tareas en periodos de concentración de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso.
Descubrió que aplicando este método su agilidad mental mejoraba, tenía pequeñas victorias al completar fácilmente los pomodoros por su corta duración y el tiempo parecía multiplicarse.
Su técnica fue tan efectiva, que publicó un libro de 130 páginas al respecto.
¿Cómo funciona?
Se recomienda que cuentes con una lista de tareas para comenzar, de ella tomas una y tratas de definir cuántos pomodoros te gastarías en hacerla.
Por ejemplo, redactar este artículo nos tomó 5 pomodoros y los dividimos así:
· 1 pomodoro: investigación
· 1 pomodoro: estructura e ideas generales
· 2 pomodoros: escritura
· 1 pomodoro: revisión
Siguiendo el método, cuando se completan los cuatro pomodoros debes descansar entre 15 y 30 minutos, así lo hicimos.
El foco central de esta técnica es la división del tiempo en estos periodos para que la mente se organice y haya motivación por victorias tempranas, sugiere también otras reglas y actividades que garantizarán su efectividad:
Desglosar proyectos complejos: si una tarea requiere de más de cuatro pomodoros para completarse, entonces debes dividir la actividad en pasos más pequeños.
Juntar las tareas pequeñas: cualquier actividad que requiera menos de un pomodoro puede combinarse con otras tareas simples.
Una vez establecido un pomodoro, no puede romperse: para que la técnica funcione no debe haber interrupciones ni distracciones. Si surge una idea mientras trabajas o entra una llamada, toma nota y vuelve sobre ella al terminar.
Si una interrupción es inevitable: toma un descanso de 5 minutos y comienza de nuevo.
En caso de que completes alguna actividad o tarea antes de que suene el temporizador, no suspendas. La mente debe acostumbrarse a cumplir ese periodo de máxima concentración, puedes usar el tiempo restante para pulir o mejorar lo que hiciste.
Ventajas y desventajas ¿Es un método para ti?
Ventajas
· Fácil de implementar
· Promueve el trabajo creativo
· Convierte lo complejo en procesable
· Elimina poco a poco la procrastinación
Desventajas
· Requiere mucha disciplina
· Puede interrumpir actividades importantes, en caso de que tu trabajo dependa por ejemplo de llamadas a clientes, tareas en equipo en las que haya participación constante, etc.
· Puede interrumpir tus flujos de creatividad y productividad, si por ejemplo son mayores a los 25 minutos.
Recomendaciones
· Conoce cuál es tu momento más productivo del día y programa en él tus pomodoros.
· Ten una lista clara de tareas (desglosada en pequeñas actividades que puedas cumplir)
· Evita cualquier tipo de interrupciones, desactiva alertas de redes sociales, mail, teléfono si puedes hacerlo, durante cada pomodoro.
· Esta técnica puede funcionar muy bien para tareas “mecánicas” como ingreso de datos por ejemplo, para tareas creativas, debes conocer tu ritmo de trabajo y tu flujo de inspiración y adaptarlo.Este es solo uno de muchos métodos para que aprendas a manejar tu tiempo, te invitamos a conocer más de nuestro curso La Clínica del Tiempo, puede ser lo que estás buscando para ser más productivo.